Gestion Documental y Archivos

Con el propósito de facilitar el cumplimiento de las obligaciones en materia de archivos por parte de los sujetos obligados de la Ley en la materia, y otorgar certeza en la búsqueda de la información que requiere el ciudadano. El Infoem ha diseñado un espacio en el que se pueden consultar los documentos normativos e institucionales, así como los mecanismos implementados como buenas prácticas para el cumplimiento de la Ley General de Archivos.

En ese sentido, la expectativa es que los sujetos obligados consideren como referencia, las actividades que en materia de archivos se han llevado a cabo en el Infoem, con el propósito de coadyuvar a facilitar el acceso a la información pública y la protección de datos personales que obran en los archivos a los ciudadanos.

Objetivo: 

 

Contar con un mecanismo de consulta y apoyo para el cumplimento de obligaciones en materia de archivos, para que los sujetos obligados y los ciudadanos puedan consultar las disposiciones vigentes e institucionales en materia de archivos e implementar buenas prácticas.

Gestión Documental

Integrar los elementos normativos relacionados con la gestión documental y administración de los archivos, con el propósito de coadyuvar a facilitar el acceso a la información pública y la protección de datos personales que obran en los archivos.

Beneficios de una gestión documental:
  • Eficacia y eficiencia en la búsqueda y recuperación de documentos y expedientes.
  • Acceso rápido y seguro a la información, reduciendo los tiempos de búsqueda de información y por consiguiente de respuesta a solicitudes de información.
  • Privilegiar el ejercicio de los derechos fundamentales: derecho a la verdad, derecho a la información y derecho a la memoria.
  • Privilegiar el ejercicio del Derecho de Acceso a la Información.
  • Ahorro de costos, referente a la reducción de espacios donde preservar la documentación.
  • Identificación de los documentos con carácter histórico.
Criterios:
  • Recepción y/o producción
  • Organización
  • Acceso y consulta
  • Conservación
  • Valoración
  • Disposición documental

Sistema Institucional de Archivos

La Ley General de Archivos define al Sistema como el conjunto de elementos que desarrollan los sujetos obligados como parte  de sus actividades archivísticas a través de la ejecución de la gestión documental como son:

  • Registros
  • Procesos
  • Procedimientos
  • Criterios
  • Estructuras
  • Herramientas
  • Funciones.

Es de vital importancia señalar que cada sujeto obligado será el responsable de operar su propio Sistema Institucional de Archivos. Por consiguiente, deberán de conservar y organizar todos los documentos de archivo a su cargo, con el fin de garantizar que no se sustraigan, dañen o eliminen dichos documentos y toda aquella información bajo su posesión. 

Grupo Interdisciplinario

Guía de implementación del Grupo Interdisciplinario. Infoem, marzo 2020

El grupo interdisciplinario, en el ámbito de sus atribuciones, coadyuva en el análisis de los procesos y procedimientos institucionales que dan origen a la documentación que integra los expedientes de cada serie documental, con el fin de colaborar con las áreas o unidades administrativas productoras de la documentación en el establecimiento de los valores documentales, vigencias, plazos de conservación y disposición documental durante el proceso de elaboración de las fichas técnicas de valoración de la serie documental y que, en conjunto, conforman el catálogo de disposición documental. El Grupo Interdisciplinario de archivos,  es un equipo de profesionales de la misma institución que deberá estar integrado por los titulares de:

  • Jurídico; 
  • Planeación y/o mejora continua; 
  • Coordinación de archivos;
  • Tecnologías de la Información,
  • Unidad de Transparencia,
  • Órgano de Control Interno, y
  • Las áreas o unidades administrativas productoras de la información

Programa Anual de Desarrollo Archivístico (PADA)

Es el instrumento de planeación en materia de archivos al interior de cada sujeto obligado, y debe contemplar los elementos de planeación, programación y evaluación para el desarrollo de los archivos con enfoque de administración de riesgos, protección a los derechos humanos y apertura proactiva de la información.

Guia para elaborar PADA

  Conoce lo que está haciendo el Infoem

Instrumentos de Control y Consulta Archivística

Son instrumentos técnicos que propician la organización, control y conservación de los documentos de archivo a lo largo de su ciclo vital, como el cuadro general de clasificación archivística y el catálogo de disposición documental.

Guía de archivo documental

Dicha guía es el esquema que contiene la descripción general de la documentación contenida en las series documentales establecidas en el cuadro general de clasificación archivística del sujeto obligado, con el objetivo de informar sobre los contenidos de un archivo.  A través de este documento, se puede conocer información general sobre la historia de la entidad productora, la entidad de la que depende (si la hay), su organización y sobre todo, el contenido y volumen de las agrupaciones documentales (fondos), sus datos generales (dirección teléfono, contacto), y sus servicios.

Guía General de Archivo de Concentración

Curso en línea

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La Comisión de Archivos y Gestión Documental del Sistema Nacional de Transparencia, ha concebido como el punto de encuentro de personas de diferentes edades, intereses y nivel de escolaridad que buscan, a partir de sus necesidades, obtener los aprendizajes que requieren para la gestión y el ejercicio sobre la trascendencia de la adecuada gestión documental y la preservación de los documentos, así como las responsabilidades que tenemos los sujetos obligados de conservar la información producida y el derecho de los ciudadanos a consultarla, lo que permite hacer accesible todo aquello en lo que se documenta el ejercicio de las atribuciones que se nos han encomendado.

Estadísticas del Curso en línea

Actualizado al 15 de Abril de 2020

Entidad Federativa Número de
participantes

Constancias 
entregadas

Ciudad de México 3,278 2,781
Estado de México 1,973 1,537
Oaxaca 424 351
Guerrero 352 296
Puebla 221 178
Hidalgo 154 134
Tlaxcala 140 120
Morelos 117 93
TOTAL 6,659 5,490

Cuadro Comparativo

Participantes

 

 

CDMX: 3,278 100%
EDOMEX: 1,973 100%
OAXACA: 424 100%
GUERRERO: 352 100%
PUEBLA: 221 100%
HIDALGO: 154 100%
TLAXCALA: 140 100%
MORELOS: 117 100%

 

Constancias Entregadas

 

 

CDMX: 2,635 84.83%
EDOMEX: 1,537 77.90%
OAXACA: 344 82.78%
GUERRERO: 296 84.09%
PUEBLA: 178 80.54%
HIDALGO: 134 87.01%
TLAXCALA: 120 85.71%
MORELOS: 93 79.48%
Entidad
Federativa
Número de
participantes

Constancias 
entregadas

Guanajuato 740 626
Jalisco 433 369
Michoacán de Ocampo 353 268
Nayarit 122 107
Colima 79 59
San Luis Potosí 78 55
Aguascalientes 64 53
Querétaro 57 49
Zacatecas 38 29
TOTAL 1,964 1,615

Cuadro Comparativo

Participantes

 

 

GUANAJUATO: 740 100%
JALISCO: 433 100%
MICHOACÁN: 353 100%
NAYARIT: 122 100%
COLIMA: 79 100%
SAN LUIS POTOSÍ: 78 100%
AGUASCALIENTES: 64 100%
QUERÉTARO: 57 100%
ZACATECAS: 38 100%

 

Constancias Entregadas

 

 

GUANAJUATO: 626 84.59%
JALISCO: 369 85.21%
MICHOACÁN: 268 75.92%
NAYARIT: 107 87.70%
COLIMA: 59 74.68%
SAN LUIS POTOSÍ: 55 70.51%
AGUASCALIENTES: 53 82.81%
QUERÉTARO: 49 85.96%
ZACATECAS: 29 76.31%
Entidad
Federativa
Número de
participantes

Constancias 
entregadas

Durango 422 342
Nuevo León 277 214
Chihuahua 315 226
Tamaulipas 185 163
Baja California Sur 157 132
Sonora 117 102
Sinaloa 86 77
Coahuila de Zaragoza 80 71
Baja California 89 80
TOTAL 1,728 1,407

Cuadro Comparativo

Participantes

 

 

DURANGO: 422 100%
CHIHUAHUA: 315 100%
NUEVO LEÓN: 277 100%
TAMAULIPAS: 185 100%
BAJA CALIFORNIA SUR: 157 100%
SONORA: 117 100%
BAJA CALIFORNIA: 89 100%
SINALOA: 86 100%
COAHUILA: 80 100%

 

Constancias Entregadas

 

 

DURANGO: 342 81.04%
CHIHUAHUA: 226 71.74%
NUEVO LEÓN: 214 77.25%
TAMAULIPAS: 163 88.10%
BAJA CALIFORNIA SUR: 132 84.07%
SONORA: 102 87.17%
BAJA CALIFORNIA: 80 89.88%
SINALOA: 77 89.53%
COAHUILA: 71 88.75%
Entidad
Federativa

Número de
participantes

Constancias 
entregadas

Veracruz 567 457
Campeche 268 229
Yucatán 205 194
Quintana Roo 170 137
Tabasco 86 77
Chiapas 54 43
TOTAL 1,352 1,137

Cuadro Comparativo

Participantes

 

 

VERACRUZ: 567 100%
CAMPECHE: 268 100%
YUCATÁN: 205 100%
QUINTANA ROO: 170 100%
TABASCO: 88 100%
CHIAPAS: 54 100%

 

Constancias Entregadas

 

 

VERACRUZ: 457 80.59%
CAMPECHE: 229 85.44%
YUCATÁN: 194 94.63%
QUINTANA ROO: 137 80.58%
TABASCO: 77 87.50%
CHIAPAS: 43 79.62%
11,703
Número de participantes 
9,649  
Número de constancias entregadas 

Biblioteca 'Constituyentes de 1916 - 1917'

Actualmente la Biblioteca cuenta con un acervo de 5,103 ejemplares entre los que se destacan: libros, revistas, DVD´S, entre otros. Los principales temas de consulta son: transparencia, acceso a la información, protección de datos personales, archivo, gobierno abierto, rendición de cuentas, anticorrupción, democracia, participación ciudadana, así como fondos de interés jurídico

Elementos de derecho civil
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Manual de Derecho Constitucional
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IFAI: Avances y Retrocesos: Análisis jurídico de sus resoluciones.
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Cultura política de la democracia en México y en las Américas, 2014: Gobernabilidad democrática a través de 10 años del Barómetro de las Américas.
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Normatividad

Ley de Documentos Administrativos e Históricos del Estado de México
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Año de edición:
PERIODICO OFICIAL “GACETA DEL GOBIERNO” 24/marzo/1986 Última actualización 20/diciembre/2016
Lineamientos para la Administración de Documentos del Instituto de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Estado de México y Municipios.
Lineamientos para la Administración de Documentos del Instituto de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Estado de México y Municipios.
Año de edición:
Página electrónica del INFOEM 15/diciembre/2015
Lineamientos para la Administración de Documentos en el Estado de México.
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Año de edición:
Secretaría de Finanzas. 29 de mayo 2015
Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAD (G).
Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAD (G).
Año de edición:
Consejo Internacional de Archivos, Septiembre 1999

Infografías

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