Gestion Documental y Archivos

Con el propósito de facilitar el cumplimiento de las obligaciones en materia de archivos por parte de los sujetos obligados de la Ley en la materia, y otorgar certeza en la búsqueda de la información que requiere el ciudadano. El Infoem ha diseñado un espacio en el que se pueden consultar los documentos normativos e institucionales, así como los mecanismos implementados como buenas prácticas para el cumplimiento de la Ley General de Archivos.

En ese sentido, la expectativa es que los sujetos obligados consideren como referencia, las actividades que en materia de archivos se han llevado a cabo en el Infoem, con el propósito de coadyuvar a facilitar el acceso a la información pública y la protección de datos personales que obran en los archivos a los ciudadanos.

Objetivo: 

 

Contar con un mecanismo de consulta y apoyo para el cumplimento de obligaciones en materia de archivos, para que los sujetos obligados y los ciudadanos puedan consultar las disposiciones vigentes e institucionales en materia de archivos e implementar buenas prácticas.

Gestión Documental

Integrar los elementos normativos relacionados con la gestión documental y administración de los archivos, con el propósito de coadyuvar a facilitar el acceso a la información pública y la protección de datos personales que obran en los archivos.

Beneficios de una gestión documental:
  • Eficacia y eficiencia en la búsqueda y recuperación de documentos y expedientes.
  • Acceso rápido y seguro a la información, reduciendo los tiempos de búsqueda de información y por consiguiente de respuesta a solicitudes de información.
  • Privilegiar el ejercicio de los derechos fundamentales: derecho a la verdad, derecho a la información y derecho a la memoria.
  • Privilegiar el ejercicio del Derecho de Acceso a la Información.
  • Ahorro de costos, referente a la reducción de espacios donde preservar la documentación.
  • Identificación de los documentos con carácter histórico.
Criterios:
  • Recepción y/o producción
  • Organización
  • Acceso y consulta
  • Conservación
  • Valoración
  • Disposición documental

Sistema Institucional de Archivos

La Ley General de Archivos define al Sistema como el conjunto de elementos que desarrollan los sujetos obligados como parte  de sus actividades archivísticas a través de la ejecución de la gestión documental como son:

  • Registros
  • Procesos
  • Procedimientos
  • Criterios
  • Estructuras
  • Herramientas
  • Funciones.

Es de vital importancia señalar que cada sujeto obligado será el responsable de operar su propio Sistema Institucional de Archivos. Por consiguiente, deberán de conservar y organizar todos los documentos de archivo a su cargo, con el fin de garantizar que no se sustraigan, dañen o eliminen dichos documentos y toda aquella información bajo su posesión. 

Grupo Interdisciplinario

Guía de implementación del Grupo Interdisciplinario. Infoem, marzo 2020

El grupo interdisciplinario, en el ámbito de sus atribuciones, coadyuva en el análisis de los procesos y procedimientos institucionales que dan origen a la documentación que integra los expedientes de cada serie documental, con el fin de colaborar con las áreas o unidades administrativas productoras de la documentación en el establecimiento de los valores documentales, vigencias, plazos de conservación y disposición documental durante el proceso de elaboración de las fichas técnicas de valoración de la serie documental y que, en conjunto, conforman el catálogo de disposición documental. El Grupo Interdisciplinario de archivos,  es un equipo de profesionales de la misma institución que deberá estar integrado por los titulares de:

  • Jurídico; 
  • Planeación y/o mejora continua; 
  • Coordinación de archivos;
  • Tecnologías de la Información,
  • Unidad de Transparencia,
  • Órgano de Control Interno, y
  • Las áreas o unidades administrativas productoras de la información

Programa Anual de Desarrollo Archivístico (PADA)

Es el instrumento de planeación en materia de archivos al interior de cada sujeto obligado, y debe contemplar los elementos de planeación, programación y evaluación para el desarrollo de los archivos con enfoque de administración de riesgos, protección a los derechos humanos y apertura proactiva de la información.


Guia para elaborar PADA

  Conoce lo que está haciendo el Infoem

Instrumentos de Control y Consulta Archivística

Son instrumentos técnicos que propician la organización, control y conservación de los documentos de archivo a lo largo de su ciclo vital, como el cuadro general de clasificación archivística y el catálogo de disposición documental.

Guía de archivo documental

Dicha guía es el esquema que contiene la descripción general de la documentación contenida en las series documentales establecidas en el cuadro general de clasificación archivística del sujeto obligado, con el objetivo de informar sobre los contenidos de un archivo.  A través de este documento, se puede conocer información general sobre la historia de la entidad productora, la entidad de la que depende (si la hay), su organización y sobre todo, el contenido y volumen de las agrupaciones documentales (fondos), sus datos generales (dirección teléfono, contacto), y sus servicios.

Guía General de Archivo de Concentración

Curso en línea

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La Comisión de Archivos y Gestión Documental del Sistema Nacional de Transparencia, ha concebido como el punto de encuentro de personas de diferentes edades, intereses y nivel de escolaridad que buscan, a partir de sus necesidades, obtener los aprendizajes que requieren para la gestión y el ejercicio sobre la trascendencia de la adecuada gestión documental y la preservación de los documentos, así como las responsabilidades que tenemos los sujetos obligados de conservar la información producida y el derecho de los ciudadanos a consultarla, lo que permite hacer accesible todo aquello en lo que se documenta el ejercicio de las atribuciones que se nos han encomendado.

Estadísticas del Curso en línea

Actualizado al 15 de Octubre de 2020

Entidad Federativa Número de
participantes

Constancias 
entregadas

Estado de México 7099 5330
Ciudad de México 4076 3384
Oaxaca 431 356
Guerrero 365 306
Puebla 239 191
Hidalgo 190 163
Tlaxcala 152 127
Morelos 172 137
TOTAL 12,724 9,994

Cuadro Comparativo

Participantes

 

 

EDOMEX: 7099 100%
CDMX: 4076 100%
OAXACA: 431 100%
GUERRERO: 365 100%
PUEBLA: 239 100%
HIDALGO: 190 100%
TLAXCALA: 152 100%
MORELOS: 172 100%

 

Constancias Entregadas

 

 

EDOMEX: 5330 75.08%
CDMX: 3384 83.02%
OAXACA: 356 82.59%
GUERRERO: 306 83.83%
PUEBLA: 191 79.91%
HIDALGO: 163 85.78%
TLAXCALA: 127 83.55%
MORELOS: 137 79.65%
Entidad
Federativa
Número de
participantes

Constancias 
entregadas

Guanajuato 840 699
Jalisco 452 382
Michoacán de Ocampo 411 291
Nayarit 125 109
San Luis Potosí 85 59
Colima 81 60
Aguascalientes 68 56
Querétaro 62 52
Zacatecas 43 33
TOTAL 2,167 1,775

Cuadro Comparativo

Participantes

 

 

GUANAJUATO: 840 100%
JALISCO: 452 100%
MICHOACÁN: 411 100%
NAYARIT: 125 100%
SAN LUIS POTOSÍ: 85 100%
COLIMA: 81 100%
AGUASCALIENTES: 68 100%
QUERÉTARO: 62 100%
ZACATECAS: 43 100%

 

Constancias Entregadas

 

 

GUANAJUATO: 710 84.52%
JALISCO: 383 84.73%
MICHOACÁN: 313 76.15%
NAYARIT: 109 88.61%
SAN LUIS POTOSÍ: 59 69.41%
COLIMA: 60 74.07%
AGUASCALIENTES: 56 82.35%
QUERÉTARO: 52 83.87%
ZACATECAS: 33 76.74%
Entidad
Federativa
Número de
participantes

Constancias 
entregadas

Durango 548 468
Chihuahua 438 350
Nuevo León 284 218
Tamaulipas 196 171
Baja California Sur 167 137
Sinaloa 138 119
Sonora 120 104
Baja California 94 85
Coahuila de Zaragoza 84 74
TOTAL 2,069 1,726

Cuadro Comparativo

Participantes

 

 

DURANGO: 548 100%
CHIHUAHUA: 438 100%
NUEVO LEÓN: 284 100%
TAMAULIPAS: 196 100%
BAJA CALIFORNIA SUR: 167 100%
SINALOA: 138 100%
SONORA: 120 100%
BAJA CALIFORNIA: 94 100%
COAHUILA: 84 100%

 

Constancias Entregadas

 

 

DURANGO: 468 85.40%
CHIHUAHUA: 350 79.90%
NUEVO LEÓN: 218 76.76%
TAMAULIPAS: 171 87.24%
BAJA CALIFORNIA SUR: 137 82.03%
SINALOA: 119 86.23%
SONORA: 104 86.66%
BAJA CALIFORNIA: 85 90.42%
COAHUILA: 74 88.09%
Entidad
Federativa

Número de
participantes

Constancias 
entregadas

Veracruz 600 484
Campeche 269 230
Yucatán 214 201
Quintana Roo 183 146
Tabasco 148 113
Chiapas 67 50
TOTAL 1,481 1,224

Cuadro Comparativo

Participantes

 

 

VERACRUZ: 597 100%
CAMPECHE: 269 100%
YUCATÁN: 213 100%
QUINTANA ROO: 177 100%
TABASCO: 148 100%
CHIAPAS: 64 100%

 

Constancias Entregadas

 

 

VERACRUZ: 484 80.66%
CAMPECHE: 230 85.50%
YUCATÁN: 201 93.92%
QUINTANA ROO: 146 79.78%
TABASCO: 113 76.35%
CHIAPAS: 50 74.62%
18,441
Número de participantes 
14,719  
Número de constancias entregadas 

Biblioteca 'Constituyentes de 1916 - 1917'

Actualmente la Biblioteca cuenta con un acervo de 5,103 ejemplares entre los que se destacan: libros, revistas, DVD´S, entre otros. Los principales temas de consulta son: transparencia, acceso a la información, protección de datos personales, archivo, gobierno abierto, rendición de cuentas, anticorrupción, democracia, participación ciudadana, así como fondos de interés jurídico

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Normatividad

Ley de Documentos Administrativos e Históricos del Estado de México
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Año de edición:
PERIODICO OFICIAL “GACETA DEL GOBIERNO” 24/marzo/1986 Última actualización 20/diciembre/2016
Lineamientos para la Administración de Documentos del Instituto de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Estado de México y Municipios.
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Año de edición:
Página electrónica del INFOEM 15/diciembre/2015
Lineamientos para la Administración de Documentos en el Estado de México.
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Año de edición:
Secretaría de Finanzas. 29 de mayo 2015
Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAD (G).
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Año de edición:
Consejo Internacional de Archivos, Septiembre 1999

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