Gestion Documental y Archivos

Con el propósito de facilitar el cumplimiento de las obligaciones en materia de archivos por parte de los sujetos obligados de la Ley en la materia, y otorgar certeza en la búsqueda de la información que requiere el ciudadano. El Infoem ha diseñado un espacio en el que se pueden consultar los documentos normativos e institucionales, así como los mecanismos implementados como buenas prácticas para el cumplimiento de la Ley General de Archivos.

En ese sentido, la expectativa es que los sujetos obligados consideren como referencia, las actividades que en materia de archivos se han llevado a cabo en el Infoem, con el propósito de coadyuvar a facilitar el acceso a la información pública y la protección de datos personales que obran en los archivos a los ciudadanos.

Objetivo: 

 

Contar con un mecanismo de consulta y apoyo para el cumplimento de obligaciones en materia de archivos, para que los sujetos obligados y los ciudadanos puedan consultar las disposiciones vigentes e institucionales en materia de archivos e implementar buenas prácticas.

Gestión Documental

Integrar los elementos normativos relacionados con la gestión documental y administración de los archivos, con el propósito de coadyuvar a facilitar el acceso a la información pública y la protección de datos personales que obran en los archivos.

Beneficios de una gestión documental:
  • Eficacia y eficiencia en la búsqueda y recuperación de documentos y expedientes.
  • Acceso rápido y seguro a la información, reduciendo los tiempos de búsqueda de información y por consiguiente de respuesta a solicitudes de información.
  • Privilegiar el ejercicio de los derechos fundamentales: derecho a la verdad, derecho a la información y derecho a la memoria.
  • Privilegiar el ejercicio del Derecho de Acceso a la Información.
  • Ahorro de costos, referente a la reducción de espacios donde preservar la documentación.
  • Identificación de los documentos con carácter histórico.
Criterios:
  • Recepción y/o producción
  • Organización
  • Acceso y consulta
  • Conservación
  • Valoración
  • Disposición documental

Sistema Institucional de Archivos

La Ley General de Archivos define al Sistema como el conjunto de elementos que desarrollan los sujetos obligados como parte  de sus actividades archivísticas a través de la ejecución de la gestión documental como son:

  • Registros
  • Procesos
  • Procedimientos
  • Criterios
  • Estructuras
  • Herramientas
  • Funciones.

Es de vital importancia señalar que cada sujeto obligado será el responsable de operar su propio Sistema Institucional de Archivos. Por consiguiente, deberán de conservar y organizar todos los documentos de archivo a su cargo, con el fin de garantizar que no se sustraigan, dañen o eliminen dichos documentos y toda aquella información bajo su posesión. 

Grupo Interdisciplinario

Guía de implementación del Grupo Interdisciplinario. Infoem, marzo 2020

El grupo interdisciplinario, en el ámbito de sus atribuciones, coadyuva en el análisis de los procesos y procedimientos institucionales que dan origen a la documentación que integra los expedientes de cada serie documental, con el fin de colaborar con las áreas o unidades administrativas productoras de la documentación en el establecimiento de los valores documentales, vigencias, plazos de conservación y disposición documental durante el proceso de elaboración de las fichas técnicas de valoración de la serie documental y que, en conjunto, conforman el catálogo de disposición documental. El Grupo Interdisciplinario de archivos,  es un equipo de profesionales de la misma institución que deberá estar integrado por los titulares de:

  • Jurídico; 
  • Planeación y/o mejora continua; 
  • Coordinación de archivos;
  • Tecnologías de la Información,
  • Unidad de Transparencia,
  • Órgano de Control Interno, y
  • Las áreas o unidades administrativas productoras de la información

Programa Anual de Desarrollo Archivístico (PADA)

Es el instrumento de planeación en materia de archivos al interior de cada sujeto obligado, y debe contemplar los elementos de planeación, programación y evaluación para el desarrollo de los archivos con enfoque de administración de riesgos, protección a los derechos humanos y apertura proactiva de la información.


Guia para elaborar PADA

  Conoce lo que está haciendo el Infoem

Instrumentos de Control y Consulta Archivística

Son instrumentos técnicos que propician la organización, control y conservación de los documentos de archivo a lo largo de su ciclo vital, como el cuadro general de clasificación archivística y el catálogo de disposición documental.

Guía de archivo documental

Dicha guía es el esquema que contiene la descripción general de la documentación contenida en las series documentales establecidas en el cuadro general de clasificación archivística del sujeto obligado, con el objetivo de informar sobre los contenidos de un archivo.  A través de este documento, se puede conocer información general sobre la historia de la entidad productora, la entidad de la que depende (si la hay), su organización y sobre todo, el contenido y volumen de las agrupaciones documentales (fondos), sus datos generales (dirección teléfono, contacto), y sus servicios.

Guía de Archivo Documental 2020

Guía de Archivo Documental 2021

Cursos en línea

Cursos en línea en materia de gestión documental y archivos.

Ver más

La Comisión de Archivos y Gestión Documental del Sistema Nacional de Transparencia, ha concebido como el punto de encuentro de personas de diferentes edades, intereses y nivel de escolaridad que buscan, a partir de sus necesidades, obtener los aprendizajes que requieren para la gestión y el ejercicio sobre la trascendencia de la adecuada gestión documental y la preservación de los documentos, así como las responsabilidades que tenemos los sujetos obligados de conservar la información producida y el derecho de los ciudadanos a consultarla, lo que permite hacer accesible todo aquello en lo que se documenta el ejercicio de las atribuciones que se nos han encomendado.

Clasificación Archivista

Estadísticas de Cursos en línea

“Inducción a la Administración de  Documentos y Archivos de los SSOO de SNT”
Actualizado al 01 de Junio al 31 de Julio de 2022

152
Número de participantes 
112  
Número de constancias entregadas 
Entidad Federativa Número de
participantes

Constancias 
entregadas

Estado de México 7680 5774
Ciudad de México 4905 4010
Oaxaca 447 369
Puebla 414 321
Guerrero 391 321
Tlaxcala 216 179
Hidalgo 215 181
Morelos 189 149
TOTAL 14,457 11,304

 

 

 

Cuadro Comparativo

Participantes

 

 

EDOMEX: 7680 100%
CDMX: 4905 100%
OAXACA: 447 100%
PUEBLA: 414 100%
GUERRERO: 391 100%
TLAXCALA: 216 100%
HIDALGO: 215 100%
MORELOS: 189 100%

 

Constancias Entregadas

 

 

EDOMEX: 5774 75.24%
CDMX: 4010 82.69%
OAXACA: 369 83.03%
PUEBLA: 321 78.16%
GUERRERO: 321 82.62%
TLAXCALA: 179 80.74%
HIDALGO: 181 84.92%
MORELOS: 149 78.21%
Entidad
Federativa
Número de
participantes

Constancias 
entregadas

Guanajuato 859 723
Jalisco 816 671
Michoacán de Ocampo 430 326
Nayarit 186 155
Colima 92 70
San Luis Potosí 90 61
Aguascalientes 75 60
Querétaro 72 58
Zacatecas 47 36
TOTAL 2,667 2,160

 

 

 

 

Cuadro Comparativo

Participantes

 

 

GUANAJUATO: 859 100%
JALISCO: 816 100%
MICHOACÁN: 430 100%
NAYARIT: 186 100%
COLIMA: 92 100%
SAN LUIS POTOSÍ: 90 100%
AGUASCALIENTES: 75 100%
QUERÉTARO: 72 100%
ZACATECAS: 47 100%

 

Constancias Entregadas

 

 

GUANAJUATO: 723 84.49%
JALISCO: 632 83.80%
MICHOACÁN: 326 75.89%
NAYARIT: 155 87.17%
COLIMA: 70 68.53%
SAN LUIS POTOSÍ: 61 74.41%
AGUASCALIENTES: 60 80.28%
QUERÉTARO: 58 80.28%
ZACATECAS: 36 77.77%
Entidad
Federativa
Número de
participantes

Constancias 
entregadas

Chihuahua 574 414
Durango 572 482
Nuevo León 300 229
Tamaulipas 200 173
Sinaloa 183 158

Baja CaliforniaSur

176 142
Sonora 124 107
Baja California 107 91
Coahuila de Zaragoza 93 81
TOTAL 2,329 1,877

 

Cuadro Comparativo

Participantes

 

 

CHIHUAHUA: 574 100%
DURANGO: 572 100%
NUEVO LEÓN: 300 100%
TAMAULIPAS: 200 100%
SINALOA: 177 100%
BAJA CALIFORNIA SUR: 176 100%
SONORA: 124 100%
BAJA CALIFORNIA: 107 100%
COAHUILA: 93 100%

 

Constancias Entregadas

 

 

CHIHUAHUA: 414 85.35%
DURANGO: 482 80.47%
NUEVO LEÓN: 229 76.71%
TAMAULIPAS: 173 86.43%
SINALOA: 158 87.28%
BAJA CALIFORNIA SUR: 142 80.92%
SONORA: 107 86.06%
BAJA CALIFORNIA: 91 87.5%
COAHUILA: 81 87.77%
Entidad
Federativa

Número de
participantes

Constancias 
entregadas

Chiapas 2388 1744
Veracruz 684 544
Quintana Roo 581 499
Campeche 351 310
Yucatán 238 216
Tabasco 214 154
TOTAL 4,456 3,467

 

 

 

 

 

 

Cuadro Comparativo

Participantes

 

 

CHIAPAS: 2388 100%
VERACRUZ: 684 100%
QUINTANA ROO: 581 100%
CAMPECHE: 351 100%
YUCATÁN: 238 100%
TABASCO: 214 100%

 

Constancias Entregadas

 

 

CHIAPAS: 1744 79.78%
VERACRUZ: 544 84.73%
QUINTANA ROO: 499 70.76%
CAMPECHE: 310 86.36%
YUCATÁN: 209 92.85%
TABASCO: 154 74.37%

“Elaboración del Cuadro General de Clasificación Archivística”
Actualizado al 01 de Junio a 31 Julio de 2022

195
Número de participantes 
114  
Número de constancias entregadas 
135  
Número de participantes de sexo femenino
60  
Número de participantes de sexo masculino
Entidad Federativa Número de
participantes
Número de constancias

Mujeres

Hombres
Estado de México 430 281 178 103
Ciudad de México 177 111 67 44
Puebla 107 68 36

32

Guerrero 24 9 5

4

Oaxaca

13

10 8 2
Hidalgo 12 7 5
Morelos 9 7 1 6
Tlaxcala 4 3 2 1
TOTAL 776 496 299 197

Cuadro Comparativo

Participantes

 

 

EDOMEX: 125 100%
CDMX: 26 100%
PUEBLA: 5 100%
GUERRERO: 3 100%
MORELOS: 13 100%
TLAXCALA: 1 100%
HIDALGO: 1 100%
OAXACA: 0 100%

 

Constancias Entregadas

 

 

EDOMEX: 76 64.02%
CDMX: 12 63.05%
PUEBLA: 3 68%
GUERRERO: 1 40%
MORELOS: 0 80%
TLAXCALA: 0 50%
HIDALGO: 1 87.5%
OAXACA: 0 66.66%
Entidad Federativa Número de
participantes
Número de constancias

Mujeres

Hombres
Nayarit 71 44 26 18
Guanajuato 27 16 13 3
Jalisco 15 9 6 3
Michoacán
de Ocampo
12 11 6 5
Aguascalientes 8 4 3 1
Colima 6 4 2 2
San Luis Potosí  5 3 3 0

 Zacatecas

4 4 0 4
Querétaro  0 0
TOTAL 149 95 59 36

Cuadro Comparativo

Participantes

 

 

Guanajuato: 13 100%
Jalisco: 6 100%
Colima: 2 100%
Michoacán de Ocampo: 3 100%
Aguascalientes: 0 0%
Nayarit: 0 0%
Queretaro: 0 0%
San Luis: 0 0%
Zacatecas: 0 0%

 

Constancias Entregadas

 

 

Guanajuato: 8 55.55%
Jalisco: 6 100%
Colima: 1 50%
Michoacán de Ocampo: 3 66.66%
Aguascalientes: 0 0%
Nayarit: 0 0%
Queretaro: 0 0%
San Luis Potosí: 0 0%
Zacatecas: 0 0%
Entidad Federativa Número de
participantes
Número de constancias

Mujeres

Hombres
Durango 97 55 33 22
Chihuahua 30  19 11 8
Nuevo León   11 8 5 3
Baja California Sur 8 4 3 1
Sonora 15 11 10 1
Coahuila de Zaragoza 6 4 3 1
Sinaloa 5 4 2 2
Tamaulipas 5 5 5 0
Baja California 3 2 1
TOTAL 180 112 73 39

Cuadro Comparativo

Participantes

 

 

Durango: 4 100%
Baja California: 1 100%
Sonora: 1 100%
Baja California Sur: 0 0%
Chihuahua: 0 0%
Coahuila de Zaragoza 0 0%
Sinaloa 0 0%
Tamaulipas 0 0%

 

Constancias Entregadas

 

 

Durango 2 50%
Baja California 1 100%
Sonora 0 0%
Baja California Sur 0 0%
Chihuahua 0 0%
Coahuila de Zaragoza 0 0%
Nuevo Leon 0 0%
Sinaloa 0 0%
Tamaulipas 0 0%
Entidad Federativa Número de
participantes
Número de constancias

Mujeres

Hombres
Chiapas 242 153 88 65
Quintana Roo 121 69 43 26
Campeche 75 65 39 26
Veracruz 68 46 24 22
Tabasco 13 8 2 6
Yucatán 6 3 2 1
TOTAL 525 344 198 146

Cuadro Comparativo

Participantes

 

 

Chiapas 242 100%
Quintana Roo 121 100%
Campeche 75 100%
Veracruz 68 100%
Tabasco 13 100%
Yucatán 6 100%

 

Constancias Entregadas

 

 

Chiapas 153 63.71%
Quintana Roo 69 55.65%
Campeche 65 100%
Veracruz 46 69.44%
Tabasco 8 60%
Yucatán 3 50%
Rango de edad de los participantes Número de participantes
con derecho a constancia
18 - 25 6
26 -30  21
31 - 45 56
46 - 50  12
51 - 55  12
56 - 60  6
61 - 65  1
66 - 70 

0

Biblioteca 'Constituyentes de 1916 - 1917'

Actualmente la Biblioteca cuenta con un acervo de 5,103 ejemplares entre los que se destacan: libros, revistas, DVD´S, entre otros. Los principales temas de consulta son: transparencia, acceso a la información, protección de datos personales, archivo, gobierno abierto, rendición de cuentas, anticorrupción, democracia, participación ciudadana, así como fondos de interés jurídico

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Normatividad

Lineamientos para la Administración de Documentos en el Estado de México.
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Año de edición:
Secretaría de Finanzas. 29 de mayo 2015
Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAD (G).
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Año de edición:
Consejo Internacional de Archivos, Septiembre 1999
Ley General de Archivos.
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Año de edición:
Diario Oficial de la Federación. 15/junio/2018
Ley de Archivos y Administración de Documentos del Estado de México y Municipios
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Año de edición:
Periódico Oficial “Gaceta del Gobierno” del Estado de México. 26/noviembre/2020
Lineamientos Administración de Documentos del Infoem
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Año de edición:
2020
Manual Procedimientos de Archivo y Gestión Documental del Infoem
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Año de edición:
2021

Infografías

¿Conoces qué es el SIA?

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