Archivos son fuente de consulta, no depósitos de papeles
El Comisionado José Guadalupe Luna Hernández, Comisionado del Infoem, impartió la Conferencia “La importancia de los archivos públicos para la rendición de cuentas en tiempos de cambio”
Tradicionalmente, el gobierno mexicano se caracteriza por su afán documentalista, ya que la mayoría de sus acciones dependen de la expedición de papeles firmados por alguna autoridad. Sin embargo, esto produce una explosión documental, por lo que todos los oficios, memorandos, copias fotostáticas, informes y proyectos, entre otros elementos semejantes, terminan embodegados en cajas de cartón, sin orden ni registro. Estos depósitos de papeles no pueden entenderse como archivos, pues no tienen ninguna utilidad, argumentó José Guadalupe Luna Hernández, Comisionado del Instituto de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Estado de México y Municipios (Infoem).
El también Coordinador de la Comisión de Archivos y Gestión Documental del Sistema Nacional de Transparencia (SNT) ofreció la Conferencia “La importancia de los archivos públicos para la rendición de cuentas en tiempos de cambio”, dirigida al personal de la Secretaría de Seguridad y Protección Ciudadana. En su alocución, enfatizó que un archivo administrativo actualizado y organizado permite que toda la información se mantenga abierta y disponible para sus primeros usuarios, que son los propios servidores públicos, y para la sociedad, que exige su consulta como parte de los procesos de rendición de cuentas.
Muchas solicitudes de acceso a la información manifestadas por los ciudadanos se toparon con una barrera, consistente en la declaración ligera de que los documentos requeridos no existían o no se localizaban. Ello, afirmó Luna Hernández, generó una serie de consecuencias en el cumplimiento de las responsabilidades de los servidores públicos y en la trascendencia de estas omisiones en la esfera de los derechos de las personas.
Por lo tanto, desatender la adecuada gestión documental puede producir un impacto significativo en los derechos de acceso a la información pública y protección de los datos personales, en virtud de que llegan a verse vulnerados cuando los servidores públicos responden las solicitudes ciudadanas con deficiencias o ponen en riesgo la privacidad, integridad y seguridad de quienes, por alguna razón, les han entregado su información individual.