Registros documentales dan validez a los actos de gobierno
El comisionado José Guadalupe Luna Hernández, Comisionado del Infoem, capacitó a los servidores públicos del Poder Ejecutivo.
Para que determinados actos de autoridad tengan validez, se requiere de su registro documental y de su publicidad; es decir, de su exposición frente a la sociedad, a fin de que todos los sectores demográficos puedan participar en la toma de decisiones y en la vigilancia del correcto actuar gubernamental, aseguró José Guadalupe Luna Hernández, Comisionado del Instituto de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Estado de México y Municipios (Infoem).
El integrante del Pleno de este órgano garante capacitó a los servidores públicos del Poder Legislativo en la Biblioteca "Constituyentes de 1916-1917", ubicada en la sede institucional. Durante su exposición, enfatizó que uno de los grandes desafíos para el país y la entidad mexiquense se refiere a la situación de los archivos, puesto que aún persisten prácticas nocivas para su conservación. Actualmente, no cuentan con condiciones de orden que permitan la fácil localización de la información; además, no existe una comunicación fluida entre los archivos de trámite, de concentración e históricos, lo que propicia la pérdida de algunos valores documentales.
A partir de la entrada en vigor de la Ley General de Archivos, se establece un nuevo estándar para la gestión documental, señaló Luna Hernández. Esta norma contiene las bases, principios, procedimientos y parámetros homogéneos para organizar y preservar los archivos de todo el país, con las mismas técnicas. Su implementación significa un reto para las instituciones, por lo que un primer paso para dimensionar su importancia es tener en mente la constante producción de documentos durante el desempeño de las labores cotidianas y, en consecuencia, la vocación histórica de algunos de ellos.
La elaboración de los instrumentos de control y consulta archivística también es vital para garantizar la integridad de la documentación, su correcta clasificación y, más adelante, su transferencia a los archivos de concentración o históricos, o su eventual depuración, dado que conservar absolutamente todos los documentos también es inviable y consume recursos que deben destinarse a prevenir el deterioro y a facilitar la consulta de los acervos.