Sin archivos no hay transparencia
Guadalupe Ramírez Peña, Comisionada del Infoem, subrayó que la cultura del archivo debe promoverse en todos los sectores de la sociedad.
Los archivos son la base fundamental para garantizar el derecho de acceso a la información pública, pues si no existen documentos, no habría forma de rendir cuentas a la población. Ello enfatiza la certeza de que sin archivos no hay transparencia; por lo que se requiere fortalecer el compromiso de toda servidora y servidor público para documentar y archivar correctamente, aseguró Guadalupe Ramírez Peña.
La Comisionada del Instituto de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Estado de México y Municipios (Infoem) participó como ponente en el Conversatorio “Integridad y combate a la corrupción”, convocado por Comité de Participación Ciudadana (CPC) del Sistema Anticorrupción del Municipio de Texcoco; en el cual destacó que la gestión documental no es una tarea que solamente se aprende en el servicio público, pues cada persona, desde su nacimiento, posee un archivo.
“Desde que nacemos comenzamos a generar un archivo personal, desde la documentación hospitalaria, después nuestra acta de nacimiento, la clave CURP y más adelante nuestras boletas de calificaciones, certificados, expedientes clínicos, etcétera. Cada persona posee un archivo que requiere saber clasificar y conservar”, aseguró la Comisionada.
Por esta razón, subrayó que la cultura del archivo debe promoverse en todos los sectores de la sociedad, ya que no es de uso exclusivo para las instituciones públicas; sin embargo, es justo en las administraciones públicas donde se tiene la obligación de garantizar derechos como el acceso a la información; para ello, es fundamental que las y los servidores públicos sepan qué es un documento, cuáles ameritan su conservación y cómo dar de baja aquellos con menor valor documental.
Asimismo, deben conocer cuál es la forma adecuada de preservarlos y cómo se clasifican para su correcto resguardo, entre otras acciones que, por ley, tienen que implementar en cada una de sus dependencias, pues el objetivo de este tipo de foros es invitar a las y los asistentes a reflexionar sobre el verdadero valor y la importancia de una buena gestión documental y archivística, para tener administraciones más eficaces.
Ramírez Peña añadió que a fin de cumplir con estos deberes, marcados por la normatividad nacional y local, el Infoem ha reforzado sus esquemas de capacitación y brindado charlas específicas para titulares de las secretarías de los ayuntamientos mexiquenses y de las contralorías municipales; ya que el reto es hacer conscientes a funcionarias y funcionarios sobre la relevancia de clasificar y preservar los archivos, para fortalecer la transparencia y garantizar el acceso a la información pública.
Durante su ponencia, en la Mesa 1 “Archivos y transparencia, garantías de la integridad pública”, detalló que los gobiernos municipales se encuentran obligados a publicar en sus portales de transparencia: las actas de sesiones de cabildos, el plan de desarrollo municipal, el presupuesto de egresos, los planes de desarrollo urbano, el atlas de riesgo de su municipio, entre otra información que requiere ser archivada y preservada correctamente, para poder cumplir con la obligación de presentarla a la ciudadanía.
Cabe resaltar que la inauguración de este Conversatorio fue encabezado por Sandra Luz Falcón Venegas, Presidenta Municipal de Texcoco; y José Guadalupe Luna Hernández, Presidente del CPC del Estado de México. En esta ocasión, la Comisionada compartió la mesa con Lucero Romero Mora, Integrante del Comité de Participación Ciudadana del Sistema Estatal Anticorrupción del estado de Tlaxcala; Pablo Espinosa Márquez, Consejero de la Judicatura estatal; Zulema Martínez Sánchez, Integrante del CPC Estado de México; y María Guadalupe Olivo Torres, también integrante del CPC mexiquense, quien fungió como moderadora de esta mesa.